Tạo bot Telegram kiểm tra và báo cáo tồn kho bằng Python chi tiết A-Z

Bạn đang mệt mỏi vì phải kiểm tra tồn kho thủ công mỗi ngày? Hàng hóa biến động liên tục, nhân sự báo cáo thiếu sót, và bạn không biết lúc nào thì hàng đã hết? Đừng lo, bot Telegram kiểm tra và báo cáo tồn kho chính là giải pháp tự động hóa giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và quản lý kho hiệu quả hơn.

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách tự tạo một bot Telegram bằng Python – đơn giản, dễ hiểu, không cần phải là dân lập trình cứng tay. Hãy cùng TRANBAO.DIGITAL bắt đầu ngay!

Vì sao nên dùng Telegram bot để quản lý tồn kho?

Trong thời đại mà mọi thứ đều có thể tự động hóa, việc kiểm kê kho thủ công rõ ràng là… lạc hậu. Dưới đây là những lý do chính khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp nhỏ đến lớn chọn bot Telegram để kiểm tra tồn kho:

• Truy cập mọi lúc mọi nơi: Telegram là nền tảng nhắn tin phổ biến, hoạt động mượt mà trên mọi thiết bị: điện thoại, máy tính, tablet…
• Báo cáo theo thời gian thực: Bạn chỉ cần gửi một lệnh đơn giản, bot sẽ trả về thông tin tồn kho ngay lập tức.
• Không giới hạn người dùng: Đội ngũ kinh doanh, quản lý, kế toán đều có thể sử dụng chung bot.
• Dễ triển khai, dễ mở rộng: Bot viết bằng Python, dễ tuỳ biến theo nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.

Theo Pragnakalp, bot Telegram đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực từ chăm sóc khách hàng, báo cáo đơn hàng đến quản lý kho. Sự linh hoạt và miễn phí là ưu điểm lớn.

Tổng quan giải pháp: Telegram + Python = Bot kiểm kê cực mạnh

Sự kết hợp giữa nền tảng nhắn tin mạnh mẽ như Telegram và ngôn ngữ lập trình phổ biến như Python tạo nên một hệ thống kiểm kê kho tự động linh hoạt, hiệu quả và dễ vận hành.

Lưu đồ hoạt động cơ bản của bot

Trước khi đi vào phần code, cùng nhìn qua cách hoạt động tổng thể của bot Telegram tồn kho:

1. Người dùng gửi mã sản phẩm cần tra cứu qua Telegram
2. Bot nhận lệnh và tìm kiếm thông tin tồn kho trong file Excel hoặc Google Sheet
3. Trả về kết quả ngay trong Telegram
4. Có thể tự động gửi báo cáo tồn kho mỗi ngày/tuần

Chuẩn bị gì trước khi bắt đầu?

Trước khi viết code, bạn cần chuẩn bị một số công cụ và tài nguyên:

1. Tạo Telegram Bot Token

1. Mở Telegram và tìm kiếm tài khoản BotFather
2. Gõ lệnh /newbot và làm theo hướng dẫn để đặt tên bot
3. Sau khi tạo xong, bạn sẽ nhận được một chuỗi API Token

Lưu ý: Hãy lưu lại token này cẩn thận, vì đây là “chìa khóa” để bot hoạt động.

2. Cài đặt thư viện Python cần thiết

Mở Terminal hoặc CMD, chạy các lệnh sau:

pip install python-telegram-bot
pip install pandas openpyxl
pip install schedule

Những thư viện trên sẽ giúp bạn:

• python-telegram-bot: Giao tiếp với Telegram API
• pandas + openpyxl: Đọc dữ liệu tồn kho từ file Excel
• schedule: Gửi báo cáo theo lịch định kỳ

Nếu bạn dùng Google Sheet thay Excel, có thể dùng thêm thư viện gspread.

Code mẫu Telegram Bot kiểm tra tồn kho

Giờ là lúc chúng ta bước vào phần hấp dẫn nhất: xây dựng bot đầu tiên của bạn!

Đọc dữ liệu từ file Excel

Giả sử bạn có file ton_kho.xlsx với các cột: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng tồn

import pandas as pd

def load_data():
    df = pd.read_excel("ton_kho.xlsx")
    return df

Viết hàm trả lời tồn kho theo mã sản phẩm

<

pre>def check_stock(ma_sp):
df = load_data()
row = df[df["Mã sản phẩm"] == ma_sp] if not row.empty:
ten = row.iloc[0]["Tên sản phẩm"] sl = row.iloc[0]["Số lượng tồn"] return f"{ten}
-width: 100%; height: auto;" />

Triển khai bot trên VPS hoặc Heroku

Sau khi đã viết xong bot và thử nghiệm thành công trên máy cá nhân, bước tiếp theo là triển khai bot lên môi trường hoạt động 24/7. Dưới đây là hai lựa chọn phổ biến:

1. Triển khai trên Heroku (miễn phí)

• Heroku hỗ trợ Python tốt, dễ setup
• Đăng ký tài khoản tại heroku.com
• Tạo app mới, kết nối GitHub và đẩy code lên
• Thêm file Procfile và thiết lập runtime

2. Triển khai trên VPS riêng (ổn định)

• Chọn VPS như DigitalOcean, Vultr, Azdigi, v.v.
• Cài Python và các thư viện cần thiết
• Dùng screen hoặc pm2 để giữ bot luôn chạy nền
• Tự động khởi động lại bot nếu server restart

Tips tối ưu bot kiểm kê kho

Việc viết được một bot cơ bản là bước đầu. Để sử dụng hiệu quả lâu dài, bạn nên cân nhắc các yếu tố tối ưu sau:

Gắn mã định danh từng kho hàng

Nếu bạn có nhiều kho hàng, hãy thêm cột “Mã kho” vào file Excel, sau đó lọc dữ liệu theo từng kho.

Log lại lịch sử kiểm tra

Lưu lại lịch sử kiểm tra vào file log giúp truy vết khi cần. Có thể log bằng Python hoặc lưu thẳng vào Google Sheet.

Kết hợp Zalo OA, Google Sheet để đồng bộ đa nền

• Zalo OA hỗ trợ gửi thông báo nội bộ
• Google Sheet giúp chia sẻ dễ dàng cho toàn bộ team

Case Study thực tế: Bot kiểm kê của shop mỹ phẩm

Chị Hương, chủ shop mỹ phẩm tại Quy Nhơn, từng chia sẻ:

“Trước đây mình kiểm kho bằng cách dò tay và Excel. Tốn thời gian, dễ sai sót. Sau khi nhờ team TRANBAO.DIGITAL hỗ trợ làm bot Telegram báo cáo hàng tồn, mỗi sáng 8h bot tự gửi báo cáo cho toàn bộ team. Nhẹ đầu hơn hẳn.”

Bot của chị được tích hợp:

• Báo cáo tồn kho theo nhóm sản phẩm (son, kem nền...)
• Tự động cảnh báo sản phẩm dưới mức tối thiểu
• Đồng bộ Google Sheet theo thời gian thực

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Có cần biết lập trình mới tạo được bot không?

Không nhất thiết. Với các đoạn mã mẫu và hướng dẫn, người mới có thể làm được. Hoặc bạn có thể thuê team hỗ trợ như TRANBAO.DIGITAL.

2. Bot lấy dữ liệu từ đâu?

Thông thường là từ file Excel hoặc Google Sheet. Bạn hoàn toàn có thể nâng cấp để kết nối với hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp nếu cần.

3. Bot có thể gửi báo cáo cho nhiều người không?

C